企業(yè)現(xiàn)場會議問題

通過調(diào)研和客戶訪談，企業(yè)會議存在如下需求和開展過程中的痛處：

1) 開會的準備周期長、效率低，要經(jīng)過打印、裝訂、分發(fā)、簽到、收集投影資料等過程，效率有待提高。

2) 會議成本高，打印或復印大量會議資料，耗費大量的紙張，還存在裝訂出差錯的可能；

3) 含有經(jīng)營數(shù)據(jù)、戰(zhàn)略規(guī)劃案、市場營銷案等高度保密的會議資料的打印和分發(fā)，會導致泄密。

4) 現(xiàn)場會議或大型會議坐后排參會者在看會議資料時，看不清的阻礙；

5) 移動辦公的需求，想要輕便、簡單而又高效；

6) 會前閱讀會議材料，需要標記或者筆記資料內(nèi)容和自己觀點，但缺少一種工具在會前和會中都可方便使用。

使用自動化會議系統(tǒng)的好處

針對企業(yè)會議的問題和痛處，通過使用自動化會議系統(tǒng)，我們可以解決如下問題：

1) 提高辦公效率。將會議過程中的各環(huán)節(jié)無紙化、無線化，將多種信息化技術融入會議的各環(huán)節(jié)、貫穿會議全過程，將頻繁召開的會議全部搬上電子平臺，這樣管理者可以在更短時間內(nèi)完成多于以往的任務。

2) 降低辦公成本，包括打印、復印、裝訂、會議配套設備(投影儀、移動白板、白板筆等)所產(chǎn)生的費用；

3) 解決會議投影內(nèi)容看不清，姿勢累的問題；

4) 滿足移動辦公需求，帶平板、筆記本、手機即可參會，輕便、簡單、高效；

5) 不需要每個會議室都配備投影儀，系統(tǒng)通過同屏可以起到同屏瀏覽的效果，沒有投影儀也可聚焦重點；

網(wǎng)絡建設

會議應用場景應適用多種固定環(huán)境和移動環(huán)境。

網(wǎng)絡建設建議

移動環(huán)境應支持Wi-Fi/3G/4G網(wǎng)絡。

固定環(huán)境主要是企業(yè)內(nèi)部會議場所，會議服務部署在企業(yè)的核心辦公網(wǎng)段，個人會議終端通過無線路由器連接到企業(yè)主干網(wǎng)，再訪問會議服務。

從企業(yè)外部訪問會議服務，應通過VPN安全訪問企業(yè)內(nèi)部的會議系統(tǒng)。

會議室現(xiàn)場建設建議

企業(yè)已具備Wi-Fi網(wǎng)絡環(huán)境，應根據(jù)使用的用戶數(shù)情況，建立Wi-Fi熱點。如果是非企業(yè)級的無線路由器（一般僅能支持10個左右用戶并發(fā)），建議單獨建立2-3個Wi-Fi熱點，一個熱點接入公司領導的設備，同時把要連接投影機的平板/PC設備接入此熱點下，通過PC/實現(xiàn)無線投影功能；另一熱點接入其他參會者的平板或其他終端設備。

如果是企業(yè)級無線路由器，則根據(jù)路由器支持的用戶數(shù)來進行判斷，一般企業(yè)級無線路由器都支持30及更多用戶數(shù)。

建議專門為會議場所單點部署企業(yè)級無線路由器。并且該路由器應該直通企業(yè)骨干網(wǎng)上的會議服務器，避免多網(wǎng)元的網(wǎng)絡。

部署方案

服務端程序包括：會議web服務應用、會議控制服務、文檔轉(zhuǎn)換服務、文件存儲服務、數(shù)據(jù)存儲服務。以上服務部署在1套linux環(huán)境中。

根據(jù)前期溝通，貴公司已經(jīng)具備wifi和網(wǎng)絡安全環(huán)境，則自動化會議系統(tǒng)只需一臺x86服務器，物理機和虛擬機皆可，其它利舊。

設備建議

會議產(chǎn)品所需設備包括：服務端、移動終端及匹配的網(wǎng)絡設備，建議使用如下設備。

服務端設備

服務端運行可以用二種模式來實現(xiàn)，一種是運行在虛擬化環(huán)境中，另一種運行在硬件服務器上。無論哪種模式，都需要用匹配用戶數(shù)的同等性能設備來服務。

具體服務器設備配置需求見后的設備配置總表對應章節(jié)。

網(wǎng)絡設備

構建會議現(xiàn)場的無線網(wǎng)絡設備選擇企業(yè)級WIFI設備。因進入會議的終端設備依賴多并且使用時間長，需選擇并發(fā)用戶量大且穩(wěn)定，信號強度可調(diào)、設備無線頻道可設置的大廠商產(chǎn)品。